Elektronische Rechnung

Entsprechend § 14 UstG wird eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) wie folgt definiert: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ 

Gesetzlich wird unterschieden zwischen „E-Rechnung“ (strukturiertes Format nach EN 16931) und „sonstige Rechnung“ (andere elektronische Formate oder Papier). Demnach ist eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung. 

Wir informieren unsere Gewerbekunden im dritten Quartal 2026 schriftlich über den Umstieg auf E-Rechnung. Dieses Schreiben enthält ein Antwortformular, das Sie uns bitte zeitnah zurücksenden.

Sind Sie zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, benötigen wir folgende Informationen von Ihnen:

1. Name/Firma des Rechnungsempfängers

2. Ihre Kundenummer 

3. E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang 

4. Ansprechperson für technische Rückfragen 

5. Umsatzsteuer-ID / Steuernummer

6. Leitweg-ID (falls vorhanden).

Für den Empfang von E-Rechnungen reicht ein herkömmliches E-Mail-Postfach aus. Die Verarbeitung der E-Rechnung erfordert jedoch eine geeignete Software.  Bitte informieren Sie uns ebenfalls, wenn Sie nicht zum Empfang einer elektronischen Rechnung gemäß § 14 UStG verpflichtet sind. 

Die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung. Die XML-strukturierten Dateien ermöglichen die automatische und elektronische Weiterverarbeitung von Rechnungsinhalten. 

XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format. Die Rechnung lässt sich nur maschinell lesen.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert ein vom Menschen lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz.   

Ja, die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung gelten nicht, wenn keine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. 

Für folgende Fälle besteht zwar eine umsatzsteuerliche Verpflichtung, eine Rechnung zu erstellen, jedoch müssen diese nicht als E-Rechnung ausgestellt werden:

1. Kleinbeträge (bis 250 € Bruttobetrag, § 33 UStDV),

2. Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),

3. Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),

4. Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind und

5. bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Ab dem 01.01.2007 erfolgt die Umstellung für Gewerbekunden auf E-Rechnung. 

Wir senden die E-Rechnung an die von Ihnen zuvor angegebene E-Mail-Adresse.  

Mittels E-Rechnung kann jeweils nur ein Vertrag abgerechnet werden.

Haben Sie als Gewerbekunde mehrere Verträge bei uns, gibt es folgende Szenarien: 

1. Bei mehreren Verträgen auf einer Kundennummer, erfolgt zum 01.01.2027 eine Trennung der Verträge auf separate Kundennummern. Diese neuen Kundennummern teilen wir Ihnen im Monat Dezember 2026 schriftlich mit.

2. Haben Sie mehrere Verträge mit unterschiedlichen Kundennummern, erhalten Sie ebenfalls neue Kundennummern, wobei wir den ersten Teil der Kundennummer (vor dem Minuszeichen) für Sie vereinheitlichen.

Für eine klare Abgrenzung erhalten Sie zum 31.12.2026 eine Endabrechnung.

Im B2B-Bereich ist keine Leitweg-ID erforderlich.

Die Leitweg-ID ist nur für öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung Pflicht (B2G-Bereich).

E-Rechnungen müssen im empfangenen elektronischen Format archiviert und für acht Jahre aufbewahrt werden. 

Ist ein Verein unternehmerisch tätig, so gelten für ihn die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung. 

Bei Fragen sind wir gern für Sie da. Persönlich und telefonisch (03491 470-300) zu unseren Öffnungszeiten oder per E-Mail an e-rechnung@stadtwerke-wittenberg.de.